受付業務を効率化できるIPインターホンの活用

近年、人手不足やコスト負担の増加、働き方の多様化を背景に、企業の受付業務においては効率化や無人化を進める動きが広がっています。しかし、効率化や無人化を図ることで、来訪者対応の質やセキュリティ面の低下に不安を感じる企業も少なくありません。こうした課題の解決に役立つのがIPインターホンです。受付にIPインターホンを導入することで、来客対応の質を保ちながらも効率化や円滑化、セキュリティ強化など、さまざまなメリットが期待でき、企業の受付環境見直しに最適な選択肢のひとつとして活用できます。

◎変化する受付業務と求められる対応

これまで企業の受付では受付担当者が常駐し、来訪者への案内や担当者への取次を行うことが一般的でした。しかし、近年は人手不足の深刻化や人件費負担の増加、DXの推進などを背景に、受付業務のあり方は大きく変化しています。とくに、少子高齢化による労働人口減少が続く日本では、人材確保が難しく、受付専任の担当者を配置できないケースも少なくありません。受付担当者を配置できたとしても、人件費が高まっていることもあり、コスト負担が課題となります。また、近年はリモートワークや社員が固定席を持たないフリーアドレスが普及し、従業員が常に決まった場所にいるとは限らない状況も増えました。そのため、来訪者が訪れてもすぐに対応できず待たせてしまったり、受付担当者の負担も増加してしまいます。

そこで、受付業務の効率化が求められますが、企業においては効率化だけでなくセキュリティ性も重要です。従業員の安全や大切な情報、備品を守るため、不審者侵入防止や入館管理の徹底など、安全性の確保は企業にとって欠かせない取り組みです。つまり、安全性を確保しながら、来訪者にはスムーズに対応できる環境づくりが求められます。こうした背景から、受付に人を常駐させるという従来の方法ではなく、無人受付や遠隔受付を取り入れる企業が増えました。受付を無人化しデジタル化することで、人手不足への対応や業務効率化、コスト削減を図りながら、来訪者対応の品質を維持することが可能です。そして、こうした新しい受付の在り方を支える設備として、導入ケースが増えているのがIPインターホンです。IPインターホンはネットワークを利用した柔軟な来訪者対応とセキュリティ強化が両立できるため、受付の無人化や遠隔対応を実現しやすく、企業やビル、工場などの施設で活用が広がっています。

◎IPインターホンが受付に適する理由

受付業務の効率化や無人化を進める企業が増えるなか、導入事例が増えているのがIPインターホンです。従来のインターホンとIPインターホンでは通信方式が異なることで、柔軟性と拡張性に大きな差があります。IPインターホンを導入することで、無人受付であっても有人受付のようにスムーズに対応でき、建物全体のセキュリティ強化も実現する仕組みです。従来のインターホンといえば、通信用の配線を利用し、特定の場所に設置された親機と子機をつないで通信をおこなうことが一般的でした。この従来のインターホンを受付に設置した場合、来訪者の呼び出しに応答できるのは室内の親機に限られます。一方、IPインターホンはネットワークを利用して映像や音声を通信するため、場所にとらわれない柔軟な来訪者対応の実現が可能です。

IPインターホンを受付に導入すると、離れた場所からでも来訪者に対応できるようになります。受付が無人であっても、執務室や別フロア、外出先や自宅などから、IPインターホンと連携したスマホやパソコンを利用して応対できる仕組みです。どこにいてもIPインターホンの呼び出しに応答できるため、リモートワークやフリーアドレスを取り入れている企業でも、来訪者への対応をスムーズに行うことができます。また、IPインターホンは複数の端末と連携することができ、このことも受付業務に最適な理由のひとつです。複数のスマホやPCと連携しておけば、来訪者からの呼び出しを複数の担当者で受けることができ、担当者が不在の場合でも別の担当者が対応できる環境を構築できます。複数の端末と連携し、IPインターホンの呼び出しに応答できるため、受付業務が一人に集中しにくく、企業の運用に合わせた柔軟な対応が可能です。

さらに、IPインターホンは電気錠や入退室管理システム、生体認証システムといった外部機器やシステムとも連携でき、より高いセキュリティ環境の構築や、受付業務の効率化が実現します。電気錠と連携すれば、IPインターホンと連携したスマホやパソコンから遠隔操作でエントランスオートロックの解錠も可能です。来訪者の確認から解錠までスムーズに行えるだけでなく、入館管理の効率化やセキュリティの向上にもつながります。ネットワークを利用するIPインターホンは、オフィスの移転や新たな拠点の開設などにも対応しやすく、企業の成長や働き方の変化に合わせて運用できる点も特長です。受付の運用方法が変わっても柔軟に対応できるため、長期的に利用しやすいといえます。このように、IPインターホンは場所を選ばない来客対応や他システムとの連携、柔軟性の高い運用やセキュリティ強化を実現できることから、変化する受付業務に最適な設備として、多くの企業で導入が進んでいます。

◎IPインターホンを受付に導入するメリット

IPインターホンを受付に導入することで、企業は受付業務の効率化だけでなく、人手不足への対応やコスト削減、セキュリティ向上などのメリットがあります。まず、IPインターホン導入の大きなメリットは、受付対応の効率化です。IPインターホンを活用することで、どこにいても来訪者の呼び出しに応答できる環境を構築し、複数機器との連携で担当者が直接対応することもできます。リモートワークや外出中でも呼び出しに応答できるため、不在時対応の手間や負担も軽減可能です。

IPインターホンを導入することで、限られた人員でも受付業務をスムーズにできる点もメリットです。受付専任の担当者を配置することが難しい企業でも、ほかの部署の担当者が状況に応じて受付対応を分担できるため、人員を有効に活用できます。IPインターホンの場合、特定の場所にある親機ではなく、手持ちのスマホやPCで来訪者に対応できるため、業務の中断も最小限に抑えることが可能です。複数拠点を管理する企業であっても、IPインターホンを導入することで、離れた本社などから各拠点の受付を管理することができ、限られた人員でも効率的な運用が実現します。さらに、IPインターホン導入はコスト削減にもつながります。従来の有人受付の見直しにより、人員配置を最適化することが可能です。IPインターホンを導入しておけば、受付に必要な来訪者の確認や応答、解錠、入館管理がひとつのシステムで実現でき、受付専任者を配置する必要もありません。

加えて、IPインターホン導入は建物のセキュリティ強化にも役立ちます。IPインターホン特有の高品質な映像や音声で来訪者を確認したうえで入館の可否を判断でき、不審者の侵入防止につなげることが可能です。受付履歴や映像を記録できるIPインターホンであれば、トラブル発生時も状況を把握しやすく、問題究明や早期解決にもつながります。また、設置場所に応じて、IPインターホンや防犯カメラ、入退室管理システム、生体認証システムといったセキュリティ設備が連携すれば、より高いセキュリティ環境の構築も可能です。さらに、IPインターホン導入は、来訪者へのサービス向上も期待できます。IPインターホンの遠隔操作機能により、担当者が別の場所にいてもスムーズに対応できるため、来訪者を長時間待たせることもありません。受付での待ち時間が短縮されることで、企業に対する印象の向上にもつながります。このように、IPインターホン導入は受付業務の効率化やコスト削減、セキュリティ向上などが見込めます。受付の運用を見直したしたい企業にとって、有効な選択肢のひとつです。

◎受付の無人化にも対応できるラクサスのIPインターホンS414

受付業務の効率化や無人化を実現したい企業においては、ラクサスのIPインターホンS414が最適です。ラクサスのIPインターホンは、ネットワークを利用した柔軟な運用に対応し、来訪者への応対から解錠、入退室管理までをひとつのシステムで叶えることができます。まず、ラクサスのIPインターホンS414を受付へ導入すると、室内モニターを取り付けなくてもスマホやPCを利用した来訪者対応が実現します。IPインターホンを来訪者が操作すれば、リアルタイムでスマホに通知が届き、スマホを利用してビデオ通話や解錠操作が可能です。受付担当者が常駐していない場合でも、様々なフロアや外出先などから来訪者へ応対できるため、受付の無人化や遠隔受付もスムーズに実現できます。また、高画質カメラが捉える来訪者の顔や周囲の様子をリアルタイムで把握したうえで対応できるため、セキュリティ面も安心です。

ラクサスのIPインターホンS414は、多様な認証方法の利用を可能とし、建物のセキュリティと利用者の利便性を同時に高める点も特長です。認証方法は、PINコードやQRコード認証、顔認証やICカード認証、Bluetoothなど複数の方法に対応し、用途やセキュリティレベルに応じて選択できます。顔認証においては、生体検知機能を搭載し、写真や動画でのなりすましは極めて困難なため、確実な本人確認が必要な入館管理にも最適です。また、ラクサスのIPインターホンは、電気錠や入退室管理システムとの連携にも対応しているため、オフィスの受付と入館管理を一体的に運用できる点も特長です。受付業務と入館管理を効率化しながら、セキュリティを高めることができます。加えて、最大20,000件の顔データや60,000枚のカード情報を登録でき、建物の規模や利用者の数を問わず、様々な環境で導入しやすい点も特長です。このように、ラクサスのIPインターホンS414は、受付業務の効率化はもちろん、無人受付の実現やセキュリティ強化、入退室管理まで幅広く対応できるIPインターホンです。

◎受付にラクサスのIPインターホンを導入した事例

受付にラクサスのIPインターホンを導入することで、受付業務の効率化や無人化にも対応し、来訪者と企業側の双方にストレスのない入館管理が実現します。建物の規模や利用者の数を問わず様々な環境で導入できるため、多くのシーンで利用が進むIPインターホンです。

〇オフィス受付の無人化に伴いIPインターホンを導入した事例

受付の人員確保やコスト負担に課題を抱えていた企業では、受付の無人化と同時にIPインターホンが導入されました。無人化に伴い、来訪者への対応遅れや、受付が無人で企業の印象が悪くならないかといった不安がありましたが、いつでもどこでも応答できるIPインターホンを導入したことで、来訪者を待たせずに有人対応と同様の質で来客に応対することができています。また、IPインターホンの呼び出しに応答できるのは専用モニターだけではなく、スマホやPCといった手持ちの端末で対応できるため、業務を中断する時間を抑えながらスムーズな来客応対が可能となりました。受付を無人化しても来訪者への品質を維持することができ、受付に関わるコストを削減しながら効率的な受付業務を実現しています。

〇IPインターホン導入で中小企業の受付業務を効率化した事例

中小企業では、受付に担当者を配置せず、総務担当者が受付業務と事務作業を兼任することも少なくありません。しかし、来訪者があるたびに受付へ向かう必要があり、事務作業が何度も中断されるといった課題がありました。そこで、受付へIPインターホンを導入した事例では、デスクにいながら来訪者の応対ができるようになり、受付へ移動する手間を削減することが実現しています。自身のデスクから、必要に応じて担当部署へ取り次ぐことができるため、来客業務を行いながらも事務作業をスムーズに進められるようになりました。

◎まとめ

IPインターホンを受付に導入することで、受付業務の効率化や無人受付への対応、来訪者対応の円滑化やセキュリティ強化など、多くのメリットが期待できます。ラクサスのIPインターホンは、スマホ連携による遠隔対応や遠隔解錠、高品質な映像通話、多様な認証方法の利用、外部機器との連携など、多様な機能で受付業務の効率化を叶える先進的なIPインターホンです。受付業務の見直しや受付の無人化にIPインターホン導入をご検討の際は、ラクサスまでお気軽にお問い合わせください。